配信手段には、プレスリリースサイトの活用から、メール、郵送、FAX、記者クラブへの投げ込みなど様々な方法があります。
以前、プレスリリースのメールでの送り方のご紹介をしましたが、今回は「郵送」での送り方をご紹介します。
デジタル時代においても、プレスリリースの郵送はまだまだ大きな効果を発揮します。
この記事では、郵送によるプレスリリースの戦略的な準備、魅力的なパッケージング、そして効果的なフォローアップ方法を紹介し、メディアからの注目を集め、情報を正確に伝えるための手順を解説します。
あなたのニュースが見過ごされることなく、確実にターゲットの目に留まるようにするための必読ガイドです。
プレスリリースの配信方法まとめ5選
プレスリリースの送り方（メール編）
プレスリリースを郵送で送るケースとは
プレスリリースを郵送することは、電子メールやオンライン配信サービスが主流の中、郵送はその形式の正式さと物理的なインパクトで注目を集めることがあります。
特に、独創的なパッケージングや写真などを付けたプレスキットを同封する場合、記者やエディターの興味を引くための効果的な手段となり得ます。
また、メディアの媒体や会社によってはプレスリリースを郵送でしか受け付けない所もあります。
プレスリリースの受付方法は必ず事前に確認しましょう。
プレスリリースを郵送するケースは
・独創的なパッケージングや写真などのプレスキットを同封する場合
・送付先がプレスリリースを郵送でしか受け付けない場合
郵送と他の配信方法との比較
郵送は、直接手に取ってもらえる唯一の方法で、物理的な印象に残るメリットがあります。
一方、電子メールは迅速かつ広範囲に配信できるため、緊急性の高い情報に適しています。適切な配信方法を選ぶことが、情報の受け取り手に与える影響を最大化する鍵となります。
緊急性のある情報を送る場合は、メール＞fax＞手渡し（持参）＞郵送
の順で即効性が変わります。
一方で郵送で送られてきたプレスリリースには、独創的なパッケージや、同封物、また手書きなど読み手の印象に残る、また物理的なものなのでメールよりも編集部内で回し読みができるというメリットがあります。
郵送は物理的な印象に残るメリットがある一方で、緊急性のある情報には時間がかかり適さないので要注意
プレスリリースの郵送前の準備
プレスリリースを郵送する前には、内容の最終確認、適切なメディアの選定、そして送り出すタイミングの計画などの重要な準備が必要です。
事前の準備を怠ると、せっかくの情報が適切な対象者に届かない可能性があるので準備は怠らず適切に行いましょう。
プレスリリースの内容とフォーマットの確認
郵送に限らずですが、プレスリリースの内容は、誤字脱字がないか、事実に基づいた正確な情報を含んでいるかを確認することが重要です。
また、フォーマットは一般的に受け入れられるプレスリリースの標準に従っているか、見出し、本文、連絡先情報が適切に配置されているかも重要です。プレスリリースが分かりやすく信頼できる企業としてのプロフェッショナルな印象を与えることは、メディアに掲載される可能性を高めます。
プレスリリースの書き方（基本編）
郵送先のメディアリストの作成と管理方法
効果的なプレスリリース配信のためには、ターゲットとするメディアのリストを事前に準備しておくことが必須です。
このリストは、企業や製品に関心を持つ可能性のあるジャーナリスト（記者）や出版物を含め、自社に合ったメディアを開拓することが重要です。
もちろん、郵送を受け付けているかどうかの確認も必須となります。
また、メディアリストは定期的に更新を行い担当者との関係を構築しておくことも忘れずに行いましょう。
広報初心者必見！効果的なメディアリストの作り方
郵送に適したタイミングとスケジュール
プレスリリースのタイミングは、その内容に大きく影響されます。特に郵送は通常2~3日の配送期間がかかるので、緊急性が高い情報は担当者が確認する頃にはネタの鮮度が落ちている場合があります。
プレスリリースが届き情報が公開されるまでの期間は余裕を持ち、内容もそれに合わせたものにしましょう。
郵送のパッケージング
プレスリリースを郵送する際のパッケージングは、ただ情報を送る以上の意味を持ち、パッケージング自体がメディアの関心を引くための重要な要素になり得ます。
創造的でプロフェッショナルな郵送物は、プレスリリースの受け取り手に良い第一印象を与え、内容に対する期待感を高め、開封率を上げる可能性がありるので、丁寧で一手間をかけた包装を心がけましょう。
また、手書きでの心のこもったプレスリリースが受け取り手に好印象になる場合もあります。宛名書きだけでも手書きにすると受け取り手の印象に残るかもしれません。
一方で郵送には印刷から配送手配まで手間やコストもかかるので作業量に注意しましょう。郵送準備から完了までにかかるボリュームを考慮しておくことが大切です。
効果的なプレスリリースパッケージの構成要素
効果的なプレスリリースパッケージには、本文の印刷されたコピー（文章）、企業のロゴやブランドカラーを使用した封筒、関連する写真や動画（DVD）が含まれるメディアキット、場合によっては小さなプロモーショナルアイテムや試供品（例えばペンやUSBメモリなどのブランドグッズ）などがあります。
注意すべきパッケージングのポイント
パッケージングはただ目立つだけではなく、品質やデザインも重要です。最近では環境に配慮した材料を選ぶことも企業にとってプラスのイメージやブランディングにつながります。
また、手紙の様な手書きプレスリリースを送付する際は、特定の記者宛に「なぜその記者にこのプレスリリースを取り上げてもらいたいか」という背景などを書くことで納得感のある内容に写り好印象を与えます。
手紙の様なプレスリリースを送付する際は、「〇〇新聞社 〇〇部 〇〇記者様」「〇〇テレビ 〇〇（番組名） 〇〇ご担当者様」など必ず媒体名、部署や番組名、個人名宛に届ける様にしましょう。
多くの場合、会社名だけ書いて郵送してもどこにも転送されずにほとんど埋もれてしまって意味をなさないので注意しましょう。
送り状の書き方と添付物の選定
送り状には、受取人の名前と役職を正確に記載し、簡潔に内容の要約と送付の意図を説明します。
添付物を選定する際には、情報の重要性とメディアの特性を考慮し、関連性の高いアイテムを選ぶことが重要です。
例えば、テクノロジー関連のリリースであれば、製品の実物やデモ用のガジェットを添付することが効果的です。
郵送後のフォローアップ
プレスリリースを郵送した後のフォローアップは、メディアとの関係を強化し、情報が正確に伝わっているかを確認するために不可欠です。適切なフォローアップがなければ、せっかくのプレスリリースが見過ごされることもあります。
プレスリリースの受領を確認するために、数日後には電話や電子メールで簡単にフォローアップを行います。
この時、相手の名前や役職を正確に呼び、プレスリリースの内容について簡単に触れつつ、質問があれば答えられるように準備をしておくことが重要です。対話的なアプローチを取ることで、メディアの関心を再確認し、必要なら追加情報を提供します。
まとめ
本記事を通じて、プレスリリースの郵送が現代のコミュニケーション戦略において依然として重要な役割を果たしていることがお分かりいただけたでしょうか。
プレスリリースを郵送する際には、戦略的な準備やメディア選定、魅力的なパッケージングやフォローアップなどが重要です。
内容の精査、ターゲットとするメディアのリストアップ、送付のタイミングの選定が必須であり、独創的なパッケージでメディアの注意を引くことでプレスリリースが正しく届けられ、企業のメッセージが適切にメディアに伝わるでしょう。
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