前回は、社内報の重要な役割についてお話ししましたが、今回は、そんな社内報を作成する際の手順で重要な事項をまとめました。以下の10項目を参考に社内報作りに挑戦してみましょう！
1. 目的の明確化:
社内報を作成する前に、その目的を明確にしましょう。情報の伝達、社内のニュースや成果の共有、従業員のモチベーション向上など、具体的な目標を設定します。
どんな事も、まずは「具体的な目的」を持つところからがスタート！
2. ターゲットオーディエンスの考慮:
社内報は社内の従業員を主な対象としています。従業員の特性や関心を考慮して、内容やスタイルを選定します。ターゲットを考慮することで、フォーマルな形式なのかカジュアルな形式なのか、メールなのか紙媒体なのか（後述の配信手段）などにも反映されてきます。
自社の従業員にウケるものは何か、よく観察してみよう！
3. 定期的な発行スケジュールの設定:
社内報は一定の頻度で発行されることが一般的です。例えば、月刊や四半期ごとに発行するなど、予定を設定して従業員が期待するタイミングで情報を提供します。
どんなボリュームのものをどの頻度で発行するのか、まずは無理のないスケジュールを組んでみよう
4. コンテンツの選定:
適切なコンテンツを選定しましょう。企業の最新ニュース、プロジェクトの進捗状況、社内イベント、新入社員の紹介、トピックスなど、従業員が知りたい情報を中心に取り入れます。
社内の人の仕事内容や人柄などの情報を載せるのも、組織のコミュニケーション向上に役立つよ！
5. 文章の明瞭性とスタイル:
文章は簡潔かつ分かりやすく書くよう心がけましょう。ビジュアル要素や引用、インフォグラフィックスを活用して、情報を視覚的にも理解しやすくします。
文字量が多いだけの社内報はなかなか読んでもらえないので、読みたくなるコンテンツにしよう
6. インタラクティブ要素の導入:
社内報には従業員との対話を促進するインタラクティブ（双方向性がある）要素を導入することも考えましょう。読者の意見やフィードバックを募集するセクションや、社内イベントの写真コンテストなどが挙げられます。
広報からの一方向な発信ではなく、従業員が気軽に参加できるコンテンツを作ってみよう。
7. デザインとブランディング:
社内報のデザインは企業のブランディングに合致するように心がけます。企業のカラーやロゴ、フォントなどを統一し、プロフェッショナルで統一感のあるデザインを実現します。
広報は会社のロゴ・カラーなどのレギュレーションを遵守し、会社の“らしさ”を演出しよう
8. 配信手段の選定:
社内報を印刷して配布する方法もありますが、電子メールや企業内ポータル、社内SNSなど、従業員がアクセスしやすい手段を活用することも検討します。
note、notion、wantedlyなどを利用し、外部がアクセス可能な社内報を作っている会社もあるよ
9. フィードバックと改善:
読者からのフィードバックを受け入れ、社内報の内容やフォーマットを改善するプロセスを確立します。読者のニーズに応えることで、社内報の価値が向上します。
声を拾い上げて改善していくのは社内報に限らず広報の重要な役割のひとつだね！
10. 危機管理:
機密情報やプライバシーに関わる情報を含む場合、注意して適切なセキュリティ対策を講じましょう。また、昨今では倫理的な記述も大切ですので、ジェンダーやマイノリティなどにも気を配り、危機管理にも配慮しましょう。
広報は誰よりも社会情勢に敏感に、周りを気遣える気持ちを持つことが大事だね
これらの手順を踏むことで、有益で魅力的な社内報を作成し、企業内のコミュニケーションを効果的に促進することができます。1人で作り上げるのはなかなか難しいので、広報担当のコミュニケーション力を活用し、社内の様々な人を巻き込んで、一緒に作り上げる意識も大切になります。
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