広報業務において、イベント開催は会社やサービスを深く知ってもらう絶好の機会です。イベントを開催するにあたり、集客のタイミングや案内状の書き方など大事なポイントを押さえておきましょう。
イベントの種類
広報が担当するイベントにも様々な種類があります。以下は主に企業が開催するイベントの種類です。
- プレスカンファレンス（記者会見）:新製品発表や重要な発表を行う際に、メディアやジャーナリストを招いて行う記者会見。製品やサービスに関する詳細情報を提供し、質疑応答を通じてメディアと対話することが目的です。
- プロダクトローンチイベント:新製品やサービスのローンチを記念して行われるイベント。製品の特徴や利点をデモンストレーションし、メディアや顧客に向けて製品の存在を強調します。
- トレードショー参加:業界の展示会やトレードショーへの参加。自社の製品やサービスを展示し、業界関係者や一般の来場者とのネットワーキングを図ります。取引先が見つかることがあり営業が活躍する場でもあります。
- ブランドイベント:ブランドの価値観や使命を強調するために行われるイベント。CSR（企業の社会的責任）に焦点を当てたり、ブランドイメージを向上させるための活動が行われます。
- 社内イベント:社内向けのイベント。社員や従業員への情報発信やチームビルディング、モチベーション向上を目的としたイベントが含まれます。
- オープニングセレモニー:新しい店舗、オフィス、施設などのオープンを祝うセレモニー。地元のコミュニティやメディアを招待し、プレスリリースを通じて広く知らせることがあります。
- 記念イベント:企業や組織の設立記念日や重要なマイルストーンに関連して行われるイベント。歴史的な瞬間を振り返り、未来に向けた抱負を伝える場となります。
- プロモーションイベント:販促活動の一環として行われるイベント。特定の期間中に特典や割引を提供し、顧客の注目を集めます。マーケティングの活躍の場でもあります。
イベント案内状の出し方
イベント案内状は、効果的な集客のためにイベント内容や来場のメリットをしっかりと伝えると同時に、企業のブランディングのために様々な演出もできます。
メールやハガキや手渡しが主流ですが、昨今ではイベント専用のwebサイトやSNSなどコミュニケーションツールでの独特の方法で案内状を出す場合などもあります。
また、メディア、見込顧客、既存顧客、採用候補者、取引先、関係者など、誰に対して案内状を出すのかも確認が必要です。
来場者と有益なコミュニケーションを図るために、どんな方法で案内状を送るかを考えましょう。
イベント案内状の書き方
イベントの開催が決まったら、いつ、誰に、どのような内容の案内状を出すのかを考えましょう。
案内状を出すタイミング
案内状を出すタイミングは、なるべく早めに案内しましょう。遅くなればなるほど対象者のスケジュールが埋まってしまうこともあります。一方で、あまり早く案内することで、季節や時流にあっていなく関心が薄いケースもあります。
理想的なタイミングは、開催の1ヵ月前から、遅くとも2週間前には出すようにしましょう。また、早めの案内となった際は日程が近づいたタイミングで再度ご連絡すると参加率が上がる傾向にあります。
開催の1ヵ月前から、遅くとも2週間前には出すようにし、再案内やリマインドも忘れずに行いましょう。
イベント案内文基本構成
それでは、イベント案内文の基本構成を確認していきましょう。
宛名
差出人（主催者）
発信日
イベント名（タイトル）
本文（来場者、タイムテーブルなど）
費用
日時（受付開始時間／開演時間／終了時間）
会場（交通アクセス）
別記（申し込み方法や〆切／申し込み条件／持ち物／ドレスコード／専用WebサイトURLなど）
問い合わせ先
【テンプレート】イベントの案内文の書き方例（記者発表会）
記者発表会を開催するにあたり、メディアを招致するための案内状の書き方をご紹介します。
ぜひ以下のテンプレートを参考に案内状を送付してみましょう。
◯◯◯◯年◯月◯日
◯◯株式会社
△△様
◯◯株式会社
△△部
平素より大変お世話になっております。
弊社はこの度、新製品『□□□』の発表会を開催いたします。
発表会では、新製品の特徴や利用方法、さらにはその背後にある開発のストーリーを皆様にご紹介させていただき、製品を実際に体験いただけるデモンストレーションも行います。また、弊社のエンジニアやマーケティング担当者による質疑応答の時間も設けております。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご来場いただけますと幸いです。
尚、大変申し訳ありませんが、本発表会は報道関係者様限定となりますので、一般公開は当日の会終了後までお控えいただく様お願い申し上げます。
－記－
◯◯社新製品『□□□』記者発表会
開催日時：◯◯◯◯年◯月◯日 △時△分〜△時△分（受付開始△時△分〜）
会場：住所、会場名、地図など
アクセス：最寄り駅、道順など
持ち物：名刺をご持参ください
申し込み方法：下記のWebフォームよりお申し込みください。（お申込み期限：◯◯◯◯年◯月◯日）
https://□□□□
登壇者：代表取締役△△、CTO△△△△、CMO△△△△
司会：◯◯所属 △△△△
お問い合わせ先：◯◯株式会社 ◯◯広報部 △△ 080-□□□-□□□□ □□□□ @△△△△.co.jp
まとめ
イベント開催は、企業にとってサービスを深く知ってもらうための絶好の機会となります。
広報が担うイベントの中でも、記者発表会はメディア向けの一大イベントなので、一社でも多くのメディアに来場していただくのが目的となります。
案内状では、内容を分かりやすく網羅して必要情報の抜け漏れのない様に記載しましょう。
また、来場者のスケジュールを事前に抑えるためにも、1ヶ月から遅くとも2週間前には案内状を出し、リマインドも忘れないことが大切です。
イベントの成功要因は案内状から始まっています。ぜひ、良い案内状が出せる様にポイントを押さえておきましょう。
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