メディアリストとは、プレスリリースやニュース記事の配信先となるメディア（新聞、雑誌、ウェブサイト、ブログ、放送局など）の連絡先をまとめたリストで、広報担当にとっては非常に重要な情報となります。
効果的なメディアリストを作成することで、情報の広がりを最大化し、ターゲットオーディエンス（自社のサービスや情報を届けたい人々）に効率的にリーチすることができ、メディアとの関係性をつなぐ要となります。
効果的なメディアリストの作り方を学んでいきましょう！
メディアリストとは？
メディアリストとは、プレスリリースやニュース記事を送信する際に、新聞、雑誌、ウェブサイト、ブログ、放送局など、さまざまなメディアや記者の連絡先情報をまとめたリストのことを指します。メディアリストを作成することで、企業独自の情報提供先やメディアとの関係性を構築することができ、特定の情報やニュースを効率的かつ効果的にターゲットオーディエンスに届けることです。
メディアリストの作り方とステップ
メディアリストを作成する基本的な方法は、まずターゲットとなるオーディエンスを特定し、そのオーディエンスに影響力を持つメディア媒体をリサーチすることから始まります。届けたい読者の興味やニーズに合致するメディアを選ぶことが重要です。
次に、選ばれたメディアの連絡先情報を収集しリスト化しスプレッドシートやExcelなどにまとめます。このリストには、メディア名、連絡先の詳細（電話番号やEメールアドレス）、担当者の名前、役職などが含まれ、メモ欄にそのメディアや記者との出会いや書いてもらった記事のリンクなどを添付するとより関係性が可視化できます。
＜ステップごとのメディアリスト作成プロセス＞
- ターゲットオーディエンスの定義: メッセージを届けたい人々の属性を特定します。
- メディアリサーチ: ターゲットオーディエンスに影響を与える可能性のあるメディアを見つけます。
- 連絡先情報の収集: 選ばれたメディアの連絡先情報を詳細に収集します。
- リストのセグメンテーション: メディアをカテゴリー別（例：業界別、地域別）に整理し、管理しやすくします。
- メンテナンスと更新: メディアリストを定期的に見直し、最新の情報に更新します。
＜運用のコツ＞
・新聞、テレビ、雑誌などカテゴリーごとに分ける
・可能な限り担当者、記者の個人名や個人アドレスを入手する
・メモ欄にその記者との出会いや、掲載記事情報などを載せるなど自社なりのアレンジをする
・同社内でも様々な部署や番組などがあり、それぞれが連携していないので、できる限り広範囲の担当者を開拓する（社会部、経済部、芸能部など様々）
メディアリストの必須項目
■メディアリストの項目
- 媒体ジャンル
- 会社名
- メディア名（正式名称で）
- 住所
- 部署名、役職、担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- FAX番号
- メモ
メディアリスト作成時の注意点
情報の正確性
連絡先情報が正確であることを確認し、定期的に更新を行う必要があります。
多くのメディアでは定期的な人事異動や、場合によってはメディアや番組（コーナー）の廃止、雑誌や新聞の休刊廃刊などがあります。
各媒体の最新情報を定期的に更新、メンテナンスが重要です。
人事異動がある時期に合わせ最低でも年に2回は徹底したリストの更新をし、細かなメンテナンスは日々情報を拾い実施します。
情報の個別化
プレスリリースやニュースリリース、イベントの招待など企業からメディアに送るメッセージは、受け取るメディアの関心やニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。
例えば、同じ新聞でも経済部と芸能部では欲しい情報が全く違います。
同じくテレビでも、どの番組に送るかでどの部署に送るかで採用率が全く異なり、畑違いのところに送ることはむしろ“迷惑行為”となってしまいます。
情報を記事や報道にしてもらうためには、送付する内容ごとにアプローチ先を確認し、最適なメディア・部署・担当者に送ることが重要になります。
どのメディアがどんな情報提供先になるかメディアリストでしっかりと分類しておきましょう。
プライバシーの尊重
企業が持つメディアリストは公開情報ではありません。各メディアの記者、担当者のメールアドレスや電話番号、部署名などは個人情報となるので、社内でもむやみに共有せず外部流出は避けなければなりません。
印刷したリストはもちろんのこと、PCに保管されているリストデータの管理を徹底しましょう。
また、その宛先にプレスリリースなどを送付して良いのかの承諾は必ず得るようにしましょう。
（一部メディアではプレスリリースの送付先が公開されている場合があります。その場合は確認せずに送付して問題ありません。）
関係構築の重視
メディアリストは単なる情報の集約ではありません。対メディアや対担当者との重要な関係構築のツールです。
取材履歴や、やりとりした記者のプロフィール、出会いなどを記録しておくと良好な関係構築に役立ちます。
また、自社の情報提供のみならず取材に繋がらずともメディアが欲している情報がある場合、有益な情報や他企業を紹介したり、業界情報を提供することで今後の広報活動を円滑に進めることができます。
メディアリストは広報活動のための重要なアイテムであり広報担当者の財産とも言えるリストです。
丁寧なメディア選定とリスト化、そして情報の更新と管理が大切です。
作成には手間と時間がかかりますが、広報活動の大きな役目を担っているので、ぜひこの機会に自社のメディアリストを作成して運用していきましょう。
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