プレスリリースを作成したら、いよいよ配信です。
配信手段には、プレスリリースサイトの活用から、郵送、FAX、記者クラブへの投げ込みなど様々な方法がありますが、最も多いのはメール送信になります。

しかし、プレスリリースのメール送信もコツを押さえずに闇雲に送信しても、記者は1日に多くのリリースを受信しているので、開封率は上がらずせっかく書いたプレスリリースが未開封メールのまま埋もれてしまうことになります。

少しでも読まれる確率を上げるために、メール送信のコツを押さえましょう。

コツ①　効果的な見出し（タイトル）を作成する

メールを開いてもらうにはまずメールタイトルが最も重要になります。
記者の関心を引くために、必ずプレスリリースのタイトルをメールのタイトルにしましょう。
また、記者やメディア媒体のジャンルによってタイトルを編集し最適化を図ったりABテストをしても良いでしょう。

基本的には、記者個別に宛てたメールということを判断してもらうために誰宛なのかを記載するのがポイントになります。
記者は一斉送信されたバラマキメールを敬遠する傾向にあるためです。
また、メールのタイトルを一瞬で判断して開封するかしないかを決めているので、具体的な内容を必ず記載しましょう。
単なる「お知らせ」や「プレスリリース」などの内容の記載がないタイトルは避けるべきです。

OK：【〇〇様へ】〇〇業界初の新サービスを開始のお知らせ／○○株式会社　○○
OK：【プレスリリース】社会貢献プログラム○○の拡大の発表／○○株式会社　広報○○

NG：新商品のお知らせ
NG：プレスリリースの件について

また、メールのタイトルに【プレスリリース】と記載することにはメリットデメリット両方あります。
記載するかしないかの選択はプレスリリースの内容や受信者の傾向に依存します。一般的には、具体的なリリースのタイトルのみを使用し、その内容が興味深いものであることをアピールする方が良い結果を生むことがあります。
しかし、場合によっては、直接的なアプローチとして「プレスリリース」を入れることも有益です。最終的な選択は、メディアや受信者の特性に合わせて検討することが重要です。

以下にメリットとデメリットを記載したので、受信者側の特性に合った方ほで臨機応変に対応しましょう。

「プレスリリース」を書く場合

メリット

直接的なアプローチ: 受信者がメールを見た瞬間に、これがプレスリリースであることが明確になります。
効果的なフィルタリング: メディア関係者やジャーナリストが多くのメールを受信している中で、プレスリリースを区別しやすくなります。

デメリット

興味を引きにくい: 「プレスリリース」という表現は一般的であり、具体的な内容やニュースが示されていない限り、受信者の興味を引きにくいことがあります。


リリースのタイトルだけを記載する場合

メリット

興味を引く余地がある: 具体的なリリースのタイトルを使用することで、興味を引きつけやすくなります。
情報の先取り: 受信者は最初から重要な情報にアクセスでき、開封のハードルが下がる可能性があります。

デメリット

プレスリリースであることが分かりにくい: タイトルだけを見た場合に、これがプレスリリースであることがすぐには理解されない可能性があります。

コツ②　送信者情報を明記する

記者にとっては、そのメールがどこの誰から送られてきたかも、開封を判断する重要な材料となります。
無記名だったり読みにくい表記だどせっかくのメールもスルーされてしまうかもしれません。

「○○○@———.jp」「tarou yamada」「abc office」
などアルファベットのみのメールだと、知っている会社かどうかが判別しづらく、スパムなどにも間違われる可能性もあります。

メールを送る際は必ず「○○○株式会社/山田太郎」「○○○株式会社 広報担当 山田」など誰からメールが来たのかがわかるようにメール設定を見直しましょう。

コツ③　プレーンテキストで内容を簡潔に網羅する

プレスリリースを送信する際、装飾文字やHMLT形式などは使わず、簡潔で内容を短時間で読める量に適切にまとめ送りましょう。
無駄に長いメールや詳細を添付ファイルなどにまとめてしまうと時間のない記者にとっては手間になり読むのを諦めてしまう可能性が高まります。
詳細がある場合はワードやスライド形式ではなく必ず編集不可で文字崩れなく印刷がしやすいPDF形式で添付するか、リリース本文や画像などが見られるリンク先を添付しましょう。

また、本文には記者が求めている以下の情報は必ず記載しましょう。特に社会的価値やインパクトが、メディアに取り上げるかどうかの大きな判断軸になるので、社会的価値や意義は必ず記載しましょう。

1. いつ
2. 誰が（サービス提供者、運営者）
3. 何をするか
4. 社会的価値（インパクト、課題解決）

コツ④　問い合わせ先を記載

メールで送る際には送信者情報と同じく、最後に問い合わせ情報を明記しましょう。
特にいつでもすぐに連絡が取れる担当者の情報はしっかりと記載しましょう。

会社情報、担当者名、携帯電話番号、メールアドレス、場合によっては対応可能時間なども記載してあると親切です。

メディアにとって興味がある内容について、直ぐに連絡が取れることで記事化するかどうかの判断軸になる場合があるので、
問い合わせ先は必ず明記し、担当者はできる限りいつでも連絡を受けれる状態を整えましょう。

以上のコツを意識してプレスリリースをメールで配信しましょう。

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