広報業務は戦略的な情報発信が求められる重要な役割です。しかし、日々のタスクが多岐にわたる中で、いかに効率的に業務をこなすかは、広報担当者の大きな課題でもあります。そんな時、ChatGPTの活用は強力な助っ人となります。本記事では、広報担当者が業務効率化を図るためのプロンプト（AI指示文）を紹介します。
AIが広報を支える時代へ：プレスリリース作成と配信の効率化戦略
AI活用ガイド（応用編）ChatGPTからClaudeまで、広報で活用できる最新AIツールの紹介と活用方法
プロンプトとは？
初心者の方にとっては「プロンプト」という言葉が少しわかりづらいかもしれません。簡単に言うと、プロンプトとはChatGPT（AI）に対する「質問」や「指示」のことです。AIに何をしてほしいかを伝える言葉や文章のことで、ChatGPTはこのプロンプトを受け取ることで、文章作成や情報検索など、様々なサポートをしてくれます。
例えば、「〇〇について教えて」といった質問や、「この内容をリリース用に簡潔にまとめて」といった指示がプロンプトにあたります。このプロンプトが的確であればあるほど、AIもより適切な回答を提供してくれるので、広報活動での活用がとても便利になります。
魅力的なプレスリリース作成をサポート
広報業務では、新製品やサービス、イベントなどのプレスリリースを作成することが多くあります。しかし、初心者にはどのように書けばいいのか迷うことも多いですよね。ChatGPTにプロンプトを入力して、具体的な提案を受けると、よりスムーズに作成できるようになります。
プロンプト例
・「新しいアプリの発表に使えるプレスリリースの概要を書いてください。」
タイトル：
「[アプリ名]：革新的な[アプリのカテゴリーや機能]で新しい日常を提供するアプリが登場！」
リード文：
背景：
現代の[市場の課題やユーザーのニーズ（例：「時間管理が難しい」「健康維持に手間がかかる」など）]に対するソリューションとして、[アプリ名]は開発されました。このアプリは、[対象ユーザー]に向けて、より[便利さ、効率、楽しさ]を提供し、日常生活の[特定の分野（例：健康管理、スケジュール管理、自己成長）]に新たな価値をもたらします。
主な機能と特徴：
- [特徴1]: [具体的な機能説明（例：「AIによる個別の推奨機能でユーザーに最適な提案を提供」）]
- [特徴2]: [ユーザーが感じるメリット（例：「直感的なインターフェースで簡単操作」）]
- [特徴3]: [他のアプリとの差別化ポイント（例：「従来のアプリではカバーできなかった機能を提供」）]
今後の展望：
[アプリ名]は、[市場のトレンドやユーザーのニーズ]を常に捉え、今後も新機能の追加やサービスの向上を予定しています。今後のアップデートにより、[目指す成果や長期的なビジョン]を実現し、より多くのユーザーの役に立つことを目指します。
価格とダウンロード情報：
お問い合わせ先：
[広報担当者の名前] [会社名] メールアドレス: [email@example.com] 電話番号: [電話番号] ウェブサイト: [ウェブサイトURL]
・「〇〇社の成長に関するプレスリリースで、引きつけるタイトル案をいくつか提案してください。」
〇〇社の成長を強調するための、引きつけるプレスリリースのタイトル案を以下にいくつかご提案いたします。
- 「〇〇社、急成長の軌跡：前年比〇〇%増で業界をリード」
- 「〇〇社、成長加速！革新的なビジョンで新たな市場へ」
- 「〇〇社、飛躍的な成長を達成—次世代への道を切り開く」
- 「業界の未来を拓く〇〇社、驚異の成長で躍進を続ける」
- 「〇〇社、成長の新ステージへ—拡大する影響力と市場シェア」
- 「〇〇社、成長戦略が実を結ぶ—今期売上高〇〇%増達成」
- 「〇〇社の急成長、成功のカギは『〇〇』—新たな時代のリーダーへ」
- 「〇〇社、成長ストーリー：〇年で市場シェアを〇倍に拡大」
- 「〇〇社、成長エンジン全開！国内外での拡大が加速」
- 「〇〇社、革新と成長を続ける—新たな挑戦が描く未来」
成長の内容に応じて、具体的な数値や事業の拡大エリア、成功の要因を盛り込むことで、より説得力のあるタイトルになります。
こうしたプロンプトで、読みやすくて訴求力のあるリリースを作成するヒントが得られます。
SNS投稿のアイデア出し
SNSは広報活動において、ターゲット層にアプローチする重要な手段です。特に限られた文字数でインパクトを与える必要があるため、表現に工夫が求められます。ChatGPTを使って、SNS投稿のアイデアやキャッチーな表現を考えると、より多くの人に興味を持ってもらえる投稿ができるようになります。
プロンプト例
・「新商品〇〇のInstagram投稿案を考えてください。」
新商品「〇〇」のInstagram投稿案をいくつかご提案いたします。話題性を引きつけ、製品の魅力が伝わる投稿内容です。
案1：シンプル＆インパクト重視
画像: 商品のシンプルで美しいクローズアップ写真 キャプション:
「待望の新商品 #〇〇 が登場！シンプルなデザインでありながら、どこか特別な存在感。あなたの毎日をちょっとだけ豊かに✨ #新商品 #〇〇デビュー #マストバイ」
案2：使用シーンを見せる
画像: 商品を使っているシーンの写真、またはライフスタイル写真（例えば、カフェテーブルに置いてある、おしゃれな背景の中で使われているなど） キャプション:
「〇〇を使うと、日常がちょっとスペシャルに💫 今日も、ちょっとした贅沢を。 #〇〇 #ライフスタイル #新商品 #使ってみたくなる #日常を彩る」
案3：ビフォー・アフターで効果を伝える
画像: 商品を使う前後のビフォー・アフター写真（特に効果が分かりやすい場合） キャプション:
「これが〇〇の実力！ビフォーアフターで違いが一目瞭然。あなたもこの変化を体験してみて💡 #〇〇効果 #ビフォーアフター #新商品」
案4：フォロワー参加型
画像: 商品写真 + コメントを誘導するポップなデザイン キャプション:
「#〇〇デビューキャンペーン 🎉 新商品をフォロー＆いいねしてくれた方の中から抽選で〇名様にプレゼント！みなさんの感想をぜひ教えてください💬 #プレゼント企画 #新商品 #〇〇」
案5：商品の開発ストーリーをシェア
画像: 商品の開発秘話を象徴するようなイメージ（例えば製作過程やチームの写真） キャプション:
「〇〇が生まれるまで。チーム全員の情熱が詰まったこの商品、ついに皆様へ届けます！✨ぜひ手にとって、私たちの想いを感じてください。 #新商品 #ストーリー #〇〇の裏側」
案6：短いレビュー・フィードバック
画像: おしゃれな商品画像またはレビュー風のレイアウト キャプション:
「『〇〇を使い始めてから〇〇が変わりました！』お客様の声をいただいています💬 あなたも体験してみてください #お客様の声 #〇〇レビュー #新商品」
このようにInstagramならではのビジュアルを活かしながら、ユーザーの共感を引き出す内容にすると魅力的な投稿が可能です！
・「Twitterでの発表に適した短くて印象的なキャッチコピーを考えてください。」
新商品のTwitter発表に適したキャッチコピーをご提案します。140文字以内で印象に残りやすく、リツイートされやすいように工夫しています。
- 「ついに登場！あなたの毎日がもっと輝く、新商品『〇〇』。今すぐ体験してみて！✨ #〇〇デビュー #新発売」
- 「日常にプチ贅沢を。新商品『〇〇』があなたを特別な気分にしてくれます。#マストバイ #〇〇」
- 「もっとあなたらしく。新しいスタイルを生む『〇〇』、今だけの特別キャンペーン実施中！ #新商品 #〇〇」
- 「待望の『〇〇』がついに販売開始！この感動を見逃さないでください！#〇〇デビュー」
- 「生活を変える小さな一歩、新商品『〇〇』が登場！使えばわかる、この心地よさを体感してみて💫 #新発売 #〇〇」
- 「あなたの毎日に新しい彩りを。『〇〇』、今すぐチェック！#新商品 #〇〇」
- 「『〇〇』で変わる毎日。今すぐ手に入れて、新しい自分に出会おう！#〇〇デビュー」
シンプルかつ魅力的なメッセージで、「今すぐ試してみたい！」と思わせる一言を意識しました。
これにより、SNSでの発信内容にバリエーションが生まれ、より魅力的な投稿が可能になります。
メディアリレーションズの効率化
広報担当者がメディアと円滑にコミュニケーションを取ることはとても大切です。ChatGPTに助けてもらうと、メールの書き出しや、フォーマルな返答文なども簡単に作成でき、すぐに対応することができます。
プロンプト例
・「新製品発表イベントの招待メールの例文を作ってください。」
新製品発表イベントの招待メールの例文を以下にご提案いたします。高級感や期待感を引き出しながら、参加を促す内容にしています。
件名：新製品発表イベントへのご招待 – あなたの日常に新たな彩りを添える「〇〇」
[お名前]様
拝啓 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
この度、私ども[会社名]は、お客様の日常をより豊かに彩る新製品「〇〇」の発表イベントを開催する運びとなりました。
新製品「〇〇」は、私たちの情熱と革新が詰まった最新のアイテムであり、[製品の特徴・魅力（例：「日常の使いやすさと高いデザイン性を兼ね備えた」など）]が特長です。特別に、関係者限定でのご招待とさせていただき、ぜひ一足先に体験いただければと存じます。
＜新製品発表イベント概要＞
- 日時：2024年〇月〇日（〇曜日）〇〇:00～〇〇:00
- 会場：[会場名・住所]
- ドレスコード：スマートカジュアル（または自由）
- 内容：製品プレゼンテーション、デモンストレーション、軽食とドリンク
なお、当日は[新製品〇〇の特別体験コーナー、製品開発者とのQ&Aセッションなど、イベントの見どころ]もご用意しております。皆様にとっても充実したひとときとなるようスタッフ一同、心を込めて準備を進めております。
ご参加希望の方は、以下のリンクよりお申込みください。
[登録フォームリンク]
[お名前]様のご参加を心よりお待ち申し上げております。
何かご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
[会社名]
担当者：[担当者名]
メール：[メールアドレス]
電話番号：[電話番号]
・「メディアからの問い合わせに対するフォーマルな返答を提案してください。」
ディアからのお問い合わせに対するフォーマルな返答の例文をご提案いたします。迅速で丁寧に対応しつつ、信頼感を与える内容となっています。
件名：お問い合わせありがとうございます
[メディア担当者名]様
平素より弊社の活動にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。
この度は、お問い合わせいただきました件につきまして、下記の通りご返答させていただきます。
【お問い合わせ内容】
〇〇に関するご質問・取材依頼
【ご返答】
〇〇についてのご質問、または取材のご依頼に関しては、弊社広報担当が対応させていただきます。詳細についてのご確認や追加のご質問等がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。
今後も貴社のご活動を支援し、情報提供の一助となれるよう努めてまいります。
なお、追加でのご質問やさらに詳しい情報が必要な場合には、以下の担当者までお知らせいただけますと幸いです。
担当者情報
[担当者名]
メールアドレス：[メールアドレス]
電話番号：[電話番号]
どうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
[会社名]
広報部
こうしたプロンプトを使用すれば、適切で迅速な対応が可能になります。
効率的な情報収集と競合分析
広報業務では競合他社の動向や市場トレンドの把握も必要です。ChatGPTにSWOT分析やトレンドのサマリー作成を依頼すると、手間をかけずに必要な情報が得られます。
プロンプト例
・「〇〇業界の最新トレンドをまとめてください。」
2024年11月現在、IT業界では以下の最新トレンドが注目されています。
- 生成AI（ジェネレーティブAI）: ChatGPTなどの生成AIは、学習データを基にオリジナルのコンテンツを生成する技術で、ビジネスモデルの変革を促進しています。 エンジニアルート
- マルチモーダルAI: 音声や画像など複数のデータ形式を同時に処理するAI技術で、より高精度な情報解析が可能となり、企業のデータ活用を深化させています。 エンジニアルート
- AI TRiSM: AIの信頼性やリスク、セキュリティ管理を強化する取り組みで、企業のAI導入における安全性と透明性を確保します。 エンジニアルート
- エッジAI: デバイス側でAI処理を行う技術で、通信遅延の低減やセキュリティ向上に寄与し、自動運転やIoTデバイスでの活用が進んでいます。 エンジニアルート
- 量子コンピューティング: 量子力学の原理を利用した計算技術で、従来のコンピュータでは困難な複雑な問題解決に期待が寄せられています。 エンジニアルート
- DoT（Deep Learning of Things）: IoTとディープラーニングを組み合わせた技術で、モノの自律的な学習と判断を可能にし、スマートデバイスの高度化を推進しています。 エンジニアルート
- デジタル・ビジネス（DB）: AIやクラウド技術を活用し、新たなサービスや価値を創出するビジネスモデルで、企業の競争力強化に寄与しています。 エンジニアルート
- メタバース: 仮想空間上での交流や取引を可能にする技術で、企業のマーケティングや新たなビジネスチャンスとして注目されています。 エンジニアルート
- マシン・カスタマー: AIやソフトウェアが顧客として製品の購入や契約を行う概念で、小売業界に新たな変革をもたらしています。 エンジニアルート
これらのトレンドは、IT業界の革新と成長を牽引しており、企業の戦略や技術開発に大きな影響を与えています。
・「競合他社の強みと弱みを明確にするためのSWOT分析を作成してください。」
競合他社の強みと弱みを明確にするためのSWOT分析の作成例を以下に示します。競合他社の現状を俯瞰し、強み・弱みだけでなく、将来的な脅威や機会も視野に入れた分析を行います。
SWOT分析のフレームワーク
1. Strengths（強み）
- ブランド力: 業界内での知名度や信頼性が高く、顧客からのブランドロイヤルティが確立されている。
- 技術力: 最新技術を活用した商品・サービスの開発力があり、イノベーションを推進している。
- 市場シェア: 業界内でトップクラスの市場シェアを持ち、広範囲の販売ネットワークを保有している。
- 財務基盤: 資金調達力が強く、プロモーションや製品開発に十分な投資ができる。
- 顧客サービス: 顧客対応が優れており、満足度が高いことから口コミやリピート率が高い。
2. Weaknesses（弱み）
- コスト構造: 製造や運営コストが高く、価格競争力で劣る可能性がある。
- 柔軟性の欠如: 組織が大きく、意思決定に時間がかかるため、市場変化への対応が遅れることがある。
- デジタル戦略の遅れ: デジタルやオンラインマーケティングへの投資が不足しており、顧客層がデジタルに流れてしまう懸念がある。
- 依存する顧客層: 特定の顧客層に依存しているため、新たな市場拡大が難しい。
- 社員のスキル不足: 特定の技術やノウハウを持った社員が少なく、人材育成が課題。
3. Opportunities（機会）
- 新市場の拡大: 海外市場や新たな業界への進出でさらなる成長の余地がある。
- 技術革新: AIやIoTといった新技術の活用で、さらなる差別化と効率化が期待できる。
- パートナーシップの形成: 他社との提携により、リソースを共有し、製品やサービスの多角化が可能。
- 環境意識の高まり: 環境に配慮した商品やサービスの開発で、エコ意識の高い消費者にアピールできる。
- デジタルシフト: デジタルプラットフォームを活用することで、オンラインでの販売や広告の可能性が広がる。
4. Threats（脅威）
- 新規参入者の増加: 新たな競合企業が市場に参入し、価格競争や顧客流出が発生するリスク。
- 技術の進化による競争激化: 技術の急速な進歩で、既存の技術や製品が陳腐化する可能性がある。
- 経済情勢の変化: 景気の悪化や為替の変動により、顧客の購買力が低下するリスク。
- 規制の強化: 環境やセキュリティに関する規制が強化されることで、コストが増加する可能性。
- 顧客ニーズの変化: 消費者の価値観やニーズが変化し、従来のサービスでは満足されない可能性がある。
このSWOT分析を活用することで、競合他社の戦略を深く理解し、自社がどのように差別化し、優位性を確保するかの指針を立てやすくなります。
リサーチ作業が効率化されるだけでなく、戦略的な広報活動に役立つ情報がすぐに手に入ります。
イベント企画と進行表の作成
広報イベントの成功には詳細な準備と運営が欠かせません。ChatGPTは、進行表やイベントスピーチのポイントなどもサポートしてくれます。
プロンプト例
・「新製品発表イベントの進行表を作成してください。」
新製品発表イベントの進行表のサンプルをご提案いたします。時間管理とスムーズな進行を目指した構成です。
各セッションの概要とポイント
- オープニング: イベントの開始を宣言し、ゲストに歓迎の挨拶。
- 会社代表挨拶: 新製品の開発背景や市場への期待など、会社のビジョンを含むスピーチ。
- 製品コンセプト紹介: 製品が解決する課題や特徴、ターゲット層について説明。
- 製品デモンストレーション: 実際の使用シーンや操作方法を紹介し、製品の価値を視覚的にアピール。
- 質疑応答セッション: メディアやゲストからの質問に答え、信頼性を高める。
- フォトセッション: メディア用に製品とゲストの写真撮影。
- ネットワーキング: 参加者同士や製品担当者との交流を深め、関係構築を図る。
この進行表を参考に、時間配分や担当者の役割を明確にすることで、円滑なイベント運営が可能になります。
・「イベントスピーチの重要なポイントをリストアップしてください。」
イベントスピーチで押さえておくべき重要なポイントをリストアップしました。これらの要素を踏まえることで、スピーチがより効果的で印象深いものになります。
イベントスピーチの重要なポイント
- オープニングでのインパクト
最初に強い印象を与える挨拶やフレーズで、聴衆の関心を引き付ける。 - 感謝の意を伝える
参加者、関係者、協賛企業などへの感謝を忘れずに述べる。 - 簡潔な自己紹介と会社紹介
スピーカーと会社について簡潔に説明し、信頼性と親近感を高める。 - 新製品の背景や開発経緯
製品開発の背景、業界や市場の課題、開発過程でのエピソードを共有することで、製品の価値と情熱を伝える。 - 製品の主要特徴・メリットを明確に伝える
製品のユニークな特徴やユーザーへの具体的なメリットを分かりやすく説明する。 - 競合製品との差別化ポイント
他の製品と比較しての優位性や独自性をアピールし、製品の強みを強調する。 - 製品がもたらす未来やビジョン
製品を通じて目指す未来像や、業界への貢献、ユーザーの生活にどのような変化をもたらすかを描く。 - 実際の活用シーンや成功事例
製品がどのように活用されるか、具体的なシーンやケーススタディを紹介し、聴衆にリアルなイメージを持たせる。 - 質疑応答の時間を予告する
後ほど質疑応答の時間があることを伝えて、聴衆の質問や関心を引き出す準備を促す。 - クロージングでの印象的なまとめ
最後に印象に残るフレーズや、製品への期待感を持たせる結びの言葉でスピーチを締めくくる。 - コンタクト情報や次のアクション
製品に興味を持った参加者が次に取るべきアクション（ウェブサイト訪問、担当者への連絡など）を提示する。
このポイントを盛り込むことで、スピーチに一貫性と説得力が増し、聴衆にとって記憶に残る内容に仕上がります。
このように、進行の準備がスムーズになり、イベントが円滑に進行する助けとなります。
まとめ
ChatGPTを活用することで、広報担当者の業務は大幅に効率化されます。例えば、プレスリリースの作成からSNS投稿のアイデア出し、メディアリレーションの円滑化、競合分析、イベント運営まで、日々の業務で活用できるプロンプトが数多く存在します。
これらのプロンプトを使いこなすことで、広報業務の効率化を実現し、より戦略的なアプローチが可能になります。ChatGPTをパートナーに、業務のスピードを上げ、クリエイティブな広報活動を行いましょう。効率化を図りながらも質の高い広報活動ができるため、ぜひ積極的に活用してみてください。
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