新製品のお披露目や製品の認知拡大のためにリアルな場でのイベントを開催する機会があるかもしれません。
そんなイベントの成功は、適切なプレスリリースから始まります。この記事では、広報初心者の方々に向けて、イベント開催時のプレスリリースの基本と、その効果的な書き方について詳しく解説します。基本構成から具体的なコツまで、初めてでも実践しやすい情報を網羅的に提供します。これを読めば、メディアに注目されるプレスリリースを作成し、集客を集めイベントを成功に導くための知識が身につきます。
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イベント開催時のプレスリリースのポイント
ここでは、イベント開催時のプレスリリース作成に必要な情報をまとめました。通常のプレスリリースとの違いに注意し、記載すべきポイントを押さえておきましょう。
イベント情報の詳細な記述
イベント開催時のプレスリリースでは、イベントの詳細情報を具体的に記述することが重要です。日時、場所、参加費用、対象者、申し込み方法など、参加者が必要とする全ての情報を漏れなく記載しましょう。また、イベントの主催者や共催者、協賛企業なども明記すると、イベントの信頼性が向上します。
イベントの目的と背景の説明
イベントの目的や背景を説明することで、読者にイベントの重要性や意義を理解してもらうことができます。例えば、地域活性化を目的としたイベントであれば、その背景にある地域の現状や課題を説明し、イベントがそれらをどのように解決するのかを示します。こうした情報は、メディアに取り上げられる際のニュースバリューを高めます。
出演者やゲストの紹介
イベントの出演者やゲストは、プレスリリースの重要な要素です。著名人や専門家が参加する場合は、その経歴や実績を詳しく紹介することで、イベントの注目度を高めることができます。また、出演者のコメントやメッセージを引用することで、プレスリリースに人間味を加えることができます。
メディアへの招待文の書き方
イベントにメディアを招待する場合、丁寧で具体的な招待文を書くことが重要です。招待文には、イベントの概要、取材のポイント、メディア向けの特典（特別インタビューや写真撮影の機会など）を記載します。また、事前登録が必要な場合は、その手続き方法を明示し、返信用の連絡先を提供します。
具体的な書き方やコツは以下の関連記事を参考にしてみてください。
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イベント用プレスリリース作成のコツ
イベント用プレスリリースを作成する際のコツをご紹介します。どんなポイントが集客やメディアの興味を引くことができるのか参考にしてみてください。
魅力的なタイトルをつける方法
魅力的なタイトルは、プレスリリースが注目されるための鍵です。具体的な数値や固有名詞を使用し、ニュース性を強調することで、メディアの興味を引きやすくなります。例えば、「イベント開催のお知らせ」よりも「有名アーティスト〇〇氏が出演！〇〇イベント開催決定」といった具体性のあるタイトルの方が目を引きます。また、簡潔かつインパクトのある表現を心がけ、読み手に「これは重要なニュースだ」と感じさせることが大切です。
具体的な数字やデータの使用
具体的な数字やデータを使用することで、プレスリリースの信頼性と説得力が向上します。例えば、「多くの参加者が集まるイベント」よりも「昨年は5000人が参加したイベント」といった具体的な数字を提示する方が、読者に対してより強い印象を与えることができます。また、統計データや調査結果を引用する際は出典を明記し、信頼性の高い情報を提供することが重要です。
読みやすいフォーマットの工夫
プレスリリースは、読みやすさが重要です。適切なフォーマットを使用し、情報が整理された形で記載するように工夫しましょう。例えば、見出しや小見出しを使ってセクションごとに情報を分けることで、読者が必要な情報を簡単に見つけられるようになります。また、箇条書きやボールド体を使って重要なポイントを強調することで、視認性が向上します。段落も適度に分け、長すぎないように注意します。
配信タイミングとフォローアップの方法
プレスリリースの発送タイミングは非常に重要です。イベント開催日の少なくとも1~2週間前には配信することが理想的です。これにより、メディアが計画を立てやすくなり、取材の可能性が高まります。さらに、発送後のフォローアップも欠かせません。メディアに対して電話やメールで確認を行い、プレスリリースが届いているか、取材の予定があるかどうかを確認します。このフォローアップにより、プレスリリースの効果が最大化されます。
プレスリリースの配信タイミングと効果的な配信方法
【テンプレ】プレスリリースの作成例
それでは、実際のプレスリリースの書き方例をご紹介します。
以下のプレスリリースを参考に、自社に合った内容に書き換えてご使用ください。
○○株式会社は、202X年8月XX日（木）に東京国際フォーラムで次世代子育てデバイスの発表イベントを開催します。本イベントでは、最新のAI技術を駆使した新製品の紹介と、子育てエキスパートによる講演を行います。
【イベント概要】
日時: 202X年8月XX日（木） 10:00～16:00
場所: 東京国際フォーラム ホールA（住所xxxxx）
目的: 次世代子育てデバイスの発表とデモンストレーション
内容:
・○○株式会社代表取締役による基調講演
・新製品「SmartBaby」のライブデモンストレーション
・子育てエキスパートによるパネルディスカッション
・特別ゲストによるプレゼンテーション
詳細:xxxxxxxx.com（HPリンク）
【新製品の具体的な特徴】
AIサポート: AI技術を活用し、赤ちゃんの泣き声を分析してニーズを特定。
健康管理: 温度、湿度、睡眠パターンをモニタリングし、親にリアルタイムで通知。
安全機能: 転倒検知機能とGPSトラッキングを搭載し、子供の安全を確保。
【代表コメント】
「この次世代子育てデバイス『SmartBaby』は、親にとっての負担を軽減し、子供の成長をより安心して見守ることができる革新的なツールです。少子化や核家族化や共働きなど現代社会が抱える子育ての問題を軽減し、健やかな子育てに貢献できるよう社内一丸となって開発してまいりました。ぜひ多くの皆様にご来場いただき、未来の子育てを体験してみてください。」（○○株式会社 代表取締役 ○○）
・問い合わせ先
広報担当: 山田太郎
電話: 03-1234-5678
メール: pr@example.com
・会社概要
○○株式会社は、1990年に設立され、革新的なテクノロジーソリューションを提供するリーディングカンパニーです。主な製品には、AIデバイスや健康管理システムがあり、業界内で高い評価を得ています。
・タイトルは35文字以内程度に
・引きのあるワードや伝えたいことをタイトル前方に
・リード文を読んだだけで何を伝えたいリリースか分かるように
・イベントの詳細を抜け漏れなく記載
・A4サイズ1枚にまとめる
・製品やイベントのイメージ写真も掲載
・社会課題やどのような意義があるのかを書く
・問い合わせ先の明記
まとめ
イベント開催時のプレスリリースは読み手が欲しい情報をしっかり記載しつつ、簡潔に書きましょう。
また、タイトルは非常に重要なポイントになります。どのワードがメディアフック（メディアの興味を引くワード）になるのか、どんな具体性を書くのかをよく考えて、35文字以内程度に抑えることが重要です。
また、プレスリリースには「なぜそのイベントをするのか」という意義を記載することで社会性がうまれ、メディアの掲載に至りやすくなります。
プレスリリース作成例も活用し、自社のイベントを成功に導きましょう。
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